日前,在PCon全球产品创新大会上,钉钉副总裁、协同办公平台负责人傅徐军以钉钉协同办公产品的创新实践,系统性分享钉钉文档等工具如何提升组织力,以及在文档、会议、项目等生产力工具上的设计理念与特点。
傅徐军认为,“组织的效率是由企业中个人效率的总和,乘以信息效率得到的。信息效率就是人与人之间的信息在生成、传递、使用、沉淀过程中的全链路效率。我相信信息效率有巨大的提升空间,这是下一个阶段组织力能否持续提升的关键,也是钉钉文档、钉闪会、Teambition等产品创新的方向。”
(傅徐军分享钉钉协同办公的产品实践)
工具的价值,是打造每一个组织的长期竞争力
在组织协作中,信息的创作、流转、共享是必不可少的一环。基于文档的协作,天然具备对信息进行系统化的梳理,便于具有上下文的呈现、分享,以及多人、异步协作的特点,是保证组织效率提升的首要场景。
傅徐军表示,当下外部环境快速变化,钉钉应该帮助每一个企业提升组织效率,打造长期的竞争力而不仅仅短期的执行力。钉钉文档的设计思路也是面向未来的新文档方向,更加注重文档本身内容的连接和开放。
在内容创作和协作上,为每一个人打磨极致的生产力工具。在尊重用户对文档工具的使用习惯的同时,图以更加丰富的表达区块来满足用户对生产工具的多方面诉求,如效率优先、格式丰富、操作简单。
在文档沉淀和管理方面,打造每个团队、每个企业的知识管理平台。钉钉文档围绕信息载体,让碎片化的信息转换为结构化知识,注重效率以及信息安全的保障,将这些知识打造为每个企业的数字资产。
用“/”连接每一次创作,能用文档就不用 PPT
文档创作,本质上是一种思维的表达和呈现的过程,钉钉文档针对创作需求,研发了文档、表格、知识库、脑图等多种功能,在每一种在线场景提供服务。
在打磨基础产品体验外,钉钉的文档也探索出自己的一些特点。例如,“/”是钉钉文档的一大特色,也是一次创作的起点。
在钉钉文档的迭代过程中,一些来自重度用户的声音引起了团队的注意:“我们想在你们的文档中嵌入内部的 OKR 卡片”。钉钉决定开始一次大胆的开放性尝试:与这些用户共创可以连接一切的“/” 命令。
现在,通过输入“/”,能够轻松连接脑图、流程图、公式等丰富内容元素,还可以一键连接 OKR、提及人、代办、投票等多种办公协作功能,并与计时器、语音速记等效率应用能够实现快速关联。基于文档的开放,还可以连接企业内部的业务平台、OA等系统。
“/”以及背后丰富的内容表达能力,可以帮助用户快速创建出来一篇文档,以及文档的流转。傅徐军认为,“对于文档来说,它将是我们的优势,也是我们的价值体现,即让知识有更多的表达方式”。
演示模式是钉钉文档的另一项特色功能。借助一把小剪刀,用户进行自主进行分页,让一份文档秒变PPT,减少在排版、插图、做动画等的消耗。
这也是钉钉文档对于产品价值的追求。知识的更大价值在于分享、阅读以及传递,这种设计让用户可将更多时间聚焦在内容上,减少对排版等样式问题的纠结,能用文档的就不用 PPT。
一键转存、有序梳理的知识库,打造流动的知识体系
文档被创作之后,如何转变成知识,这是钉钉文档最为侧重的发展方向之一。企业的信息和知识,以不同的形式离散地存在于各个工作场景中。例如群聊天,将本地的 Word、Excel、PPT 文件发送到聊天窗口中;例如一次日志、一次项目汇报、一场会议的资料…他们共同存在一个问题,这些文件所承载的价值,会随着时间和信息的暴涨,被散落在场景里,得不到很好的使用。
钉钉文档提供知识库功能,无论是本地上传的文件,还是创建的在线文档、日志、会议纪要等,都能通过一键转存到知识库中。
为了便于知识的管理与检索,知识库以文件夹的方式将这些离散的文件,有序地组织起来,形成知识的目录树。目录树支持无限层级的嵌套,多人协同实时组织和管理。
除了结构化的目录树,钉钉文档的书本库模式,也将知识结构变成一本书的形态,可以让人第一眼识别这是一个什么样的知识库,降低用户的理解成本。同时知识库的维护者信息的添加,更能让知识的消费者感受到氛围感。
“知识管理是企业获取、分配并有效利用知识的过程,钉钉知识库这个产品就是帮助企业去全面的汇聚知识,进行有序、有结构化的整理,并最终可以简单便捷的连接,发现和应用知识”。傅徐军分享了最新优化升级的
为了便于知识的管理和检索,钉钉文档也创新提供了多项产品体验,比如区块化技术,已经实现了块引用的同步能力。仅一次拷贝动作,便可以实现多篇文档内的引用同步,做到一次修改,多文更新。还可以一键溯源到原文档,进一步了解知识源头的上下文,形成知识的点、线、面全方位连接。
同时,在钉钉文档中可以通过链接的形式插入另外一篇文档,使两篇文档建立起双向关联的引用关系,成为双向链接,打破树形分类的约束,以一种自由、拓扑的网状连接方式展示文档之间的关系,最终形成一张不断生长的文档关系图谱。
除了钉钉文档,傅徐军还针对开会和项目管理场景分别介绍了钉闪会和Teambition。 这是日常工作中信息密度最高、协作最复杂的三个场景,也是钉钉不断创新、提升组织效率一直面对的高频场景。随着钉钉基础产品的不断强化,蕉内、喜马拉雅、浙江大学等越来越多的企业开始借助钉钉的云Office产品,践行各自的管理实践。钉钉也在通过工具的持续创新,帮助每一个企业提升组织效率,打造属于他们的长期竞争力。
