报销看似事小，但事关重大。根据财务相关制度，企事业单位在报销时都要查验发票，包括票头、开票日期、银行开户账号等多项信息，这样的工作繁琐且低效。对于公务用车较多的企业，油票管理是一个非常令人头疼的问题。下面谈到的这家企业，财务人员就在查验过程中，发现了员工用车多开发票的违规行为。
小小一张油票 是试金石也是不易察觉的漏洞
集团派员工李某到外地出差，李某为了方便跑业务便申请了公司用车，出差期间的餐饮、住宿、油费等各种开支一并先行垫付，待出差结束后再进行报销。一周后，李某出差归来，向公司财务提交了餐饮发票、住宿发票、汽油发票、过路费发票以及出差补贴等票据，报销金额为6000余元。
公司财务人员在审核发票时发现，李某这次报销油1500多元，可能存在虚开发票的问题。根据财务核算，小王使用的车辆平均百公里油耗8L左右，最近油价7元左右，两地城市来回1500公里左右，油费应该在840元左右，如果将城市内拥堵情况考虑在内，合理报销的油费也不会超过1000元。为了进一步核实清楚，财务人员又询问并复查了其他员工的报销记录。同样的出差城市、同样的车辆，报销的油费基本都在1000元以内。因此，财务人员断定李某虚开了发票。李某所在的公司员工数量多达6000人，销售人员占到十分之一，而一名员工一次出差就在油费上虚报了600元左右。公司每天都有大量销售人员出差，粗略计算，仅油费就可能给企业带来高达百万的损失。
最终经公司调查发现，李某因为上半年绩效完成不好，导致工资被降低，于是产生了通过虚报油费的方法多赚点钱的想法，不料这次被财务人员发现。随后，财务人员将此事上报给了公司，领导要求财务部门彻查公司用车情况，并全面开展企业用车管理大整顿。
以技术防范道德风险 数字化根除企业用车加油“顽疾”
一张小小的加油票，不仅是员工品质的试金石，更是企业管理环节中不易察觉的漏洞。一些企业因为缺乏专业的加油发票查验手段，未能及时发现假发票而造成不小损失。如果税务机关查账发现假票，企业需支付罚款和滞纳金，相关当事人也会受到惩罚。
企业应该如何强化对车辆加油的管理呢？作为企业级能源数字化管理服务商，能链企服认为，一方面要持续提升企业员工的自律意识，用制度准绳规范员工行为，另一方面可以依靠数字化技术手段规避人为的道德风险，将违规加油问题遏制于萌芽状态。
通过搭建一体化企业能源数字化管理平台，能链企服将车辆实际行驶里程、油耗、加油量、消费趋势等信息纳入统一平台管理，就可以分析出车辆使用和加油是否合规，无论何时、何地、在哪个加油站进行加油，一切信息都会记录到后台系统上，可以让管理者一目了然。
在加油环节，能链企服将加油端口无缝嵌入企业管理平台，实现线上全流程用车加油管理。员工在使用平台加油时，只需在列表中选择加油站，之后选择油号、油枪，加油结束后确认支付即可，全程无需开票。员工无需自己垫付油费，平台与企业之间实现公对公支付，既消除员工费用报销的烦恼，也避免虚开发票的违规行为，还减少了财务人员对票据有效性和真实性的审核工作，可谓一举三得。
在数字化时代的牵引下，企业正朝着技术引领、数据驱动、智能管控的方向发展。作为企业管理的重要部分，能源数字化管理解决方案的提出将改变企业用车的被动管控局面，通过主动管理实现企业经营的提质、降本、增效。
据了解，能链企服是中国企业级能源数字化管理服务商，依托能链在能源产业链、能源数字化、能源补给网络等方面的资源和能力，通过构建“一站式企业级能源数字化管理解决方案”，助力企业实现能源管理的数字化升级和降本增效，优化员工用车体验。
目前，能链企服已与国家电网、小米集团、用友集团、中通快运、招商银行、龙湖地产等上千家企业达成合作，并作为企业级能源数字化管理服务的入口，成功帮助企业提升能源数字化管理和费用管控水平。
